Standard č. 12 - Dokumentace o výkonu sociálně-právní ochrany dětí

12 a

Orgán sociálně-právní ochrany uplatňuje systém zpracování, vedení, evidence a archivace dokumentů, včetně vedení elektronické dokumentace v informačním systému sociálně-právní ochrany dětí o klientech a dalších osobách.

Cíle kritéria:

• Efektivita zacházení s informacemi, uspořádání údajů, záznamů a dokumentů pro rychlé a snadné zacházení.
• Obsah osobních spisů v jednotné struktuře.
• Odborné poskytování sociálně-právní ochrany se zřetelem na respektování práv klientů a ochranu jejich osobních údajů.

Orgán sociálně-právní ochrany dětí vede spisovou dokumentaci k dětem, označeným v § 6 zákona č. 359/1999 Sb. o sociálně právní ochraně a zvláštní spisovou dokumentaci k dětem, kterým byl ustanoven opatrovníkem nebo poručníkem.

Veškeré dokumenty jsou vedeny v souladu se Spisovým a skartačním řádem Městského úřadu v Novém Městě nad Metují (Příloha č. 21 – Spisový a skartační řád), a to v digitální podobě v rámci spisové služby eSSL Elisa. Dokumenty k jednotlivým případům jsou vkládány do digitálního spisu v rámci spisové služby, číslo jednací spisu je vygenerováno systémem. Analogové spisy se vedou jen v nutném rozsahu pro potřeby práce v terénu, jednotlivé dokumenty analogových spisů, které vzniknou tiskem ze spisové služby, jsou označeny slovem KOPIE. Spisová dokumentace ve formě kopie je uložena v zamčených skříních v jednotlivých kancelářích zaměstnanců sociálně-právní ochrany, kteří na základě přidělení případu vedoucím zaměstnancem nebo jeho pověřeným zástupcem potřebnou spisovou dokumentaci vedou.

Po ukončení opatrovnického řízení nebo vyřazení dítěte ze základní evidence je digitální spis v rámci spisové služby vyřízen, uzavřen a převeden do spisovny, kde je nastavena i vyšší ochrana citlivých údajů ve spisech uvedených, a to vždy nejdéle k poslednímu dni v roce, kdy byl spis vyřízen a uzavřen. U spisů zvláštní spisové dokumentace začíná skartační lhůta běžet jeho uzavřením, u spisové dokumentace veřejně právní ochrany dosažením plnoletosti dítěte. Toto datum se v systému eSSL Elisa nastavuje v rámci tzv. spouštěcí události, to je k poslednímu dni v roce, ve kterém dítě dosáhne plnoletosti. Po převedení digitálního spisu do spisovny eSSL Elisa je analogový spis, obsahující kopie digitálních dokumentů, skartován.

Pomocná evidence v rámci Systému včasné intervence

V Systému včasné intervence jsou i nadále vedeny spisy k jednotlivým dětem, a to pouze v rozsahu, který zaměstnanec sociálně-právní ochrany vyhodnotí jako potřebný, tedy zakládá do spisu důležité písemnosti, týkající se dítěte, související s výkonem sociálně-právní ochrany dětí. K lepší orientaci jsou využívány rejstříky OM, NOM, CJ, KO/POR a další pomocné rejstříky.

Skartace v rámci spisové služby

V roce skartace jsou jednotlivé skartační návrhy předkládány Okresnímu archívu v Náchodě k jejímu odsouhlasení. Archivace spisové dokumentace se řídí Spisovým a skartačním řádem (Příloha č. 21 – Spisový a skartační řád).

12 b

Záznamy orgánu sociálně-právní ochrany jsou vedeny takovým způsobem, aby byly srozumitelné pro klienta.

Cíle kritéria:

• Odbourávání klientovy nedůvěry k úřadu a k záznamům, které jsou o něm vedeny.
• Klient by měl „bez překladu“ rozumět dokumentaci a záznamům ke svému případu.

Záznamy ze schůzek, šetření a konzultací, které vedeme s klientem nebo dalšími osobami, jsou vedeny srozumitelně, zaznamenány jednoduchými větami bez používání cizích slov a odborných termínů. Zachycují se v nich reálná zjištění, jsou psány jazykem neutrálním ve vztahu ke klientovi, bez subjektivních a emočně zabarvených hodnocení. Ověřuje se, že klient správně chápe informace, které jsou mu sdělovány. Zároveň si zaměstnanec ověřuje, zda správně pochopil sdělované informace klientem.

Pokud klient v rámci výkonu sociálně-právní ochrany vyžaduje, sepisuje se protokol o jednání, který klient může doplňovat podle svých požadavků. Protokol o jednání se sepisuje také, pokud zaměstnanec sociálně-právní ochrany dětí situaci vyhodnotí tak, že je potřeba předejít manipulaci s informacemi, situace se jeví jako konfliktní nebo se jedná o oznámení informací v souvislosti s výkonem sociálně-právní ochrany dětí. V určitých situacích lze požádat při jednání i přítomnost jiného zaměstnance sociálně-právní ochrany. V rámci vedení zvláštní spisové dokumentace se protokol z jednání nepořizuje.

Nahlížení do spisové dokumentace

Nahlížení do spisové dokumentace se řídí zákonem č. 359/1999 Sb. o sociálně-právní ochraně dětí, § 54 odst. 5. Žadatel žádost podává písemně a žádost je zaevidována ve spisové službě. V případě vyhovění žádosti je žadateli stanoven termín, kdy může do dokumentace nahlížet. V případě probíhajícího kolizního řízení u okresního či krajského soudu je žádost vždy rozhodnutím v rámci správního řízení zamítnuta. Postup pro nahlížení do digitálního spisu v rámci eSSL Elisa je nastaven metodikou (Příloha č 54. – Postup pro nahlížení do digitálního spisu). Za pořízení kopií se vyměřuje správní poplatek (Příloha č. 55 – Správní poplatky). O nahlížení do spisové dokumentace se sepisuje protokol (Příloha č. 56 – Protokol o nahlížení do spisové dokumentace)