Standard č. 12 - Dokumentace o výkonu sociálně-právní ochrany dětí

12 a

Orgán sociálně-právní ochrany uplatňuje systém zpracování, vedení, evidence a archivace dokumentů, včetně vedení elektronické dokumentace v informačním systému sociálně-právní ochrany dětí o klientech a dalších osobách.

Cíle kritéria:

• Efektivita zacházení s informacemi, uspořádání údajů, záznamů a dokumentů pro rychlé a snadné zacházení.
• Obsah osobních spisů v jednotné struktuře.
• Odborné poskytování sociálně-právní ochrany se zřetelem na respektování práv klientů a ochranu jejich osobních údajů.

Orgán sociálně-právní ochrany dětí vede spisovou dokumentaci k dětem, označeným v § 6 zákona č. 359/1999 Sb. o sociálně právní ochraně, k dětem, kterým byl ustanoven opatrovníkem nebo poručníkem a pro oblast náhradní rodinné péče.

Spisová dokumentace je vedena v souladu se Směrnicí č.j. 2013/26780-21 ze dne 19. září 2013 o stanovení rozsahu evidence dětí a obsahu spisové dokumentace o dětech vedené orgány sociálně-právní ochrany dětí a o stanovení rozsahu evidence a obsahu spisové dokumentace v oblasti náhradní rodinné péče. Zaměstnanec sociálně-právní ochrany dětí zakládá do spisu všechny písemnosti, týkající se dítěte, včetně záznamů ze šetření (rozhovory s rodiči, rozhovory s dítětem, telefonicky zjištěné informace apod.) související s výkonem sociálně-právní ochrany dětí. Elektronická spisová dokumentace Om a NOm je vedena v Systému včasné intervence, a to ve stejném rozsahu jako v analogové podobě. Výjimku tvoří dokumenty, které neobsahují relevantní informace pro zhodnocení míry ohrožení dítěte, kterému je poskytována sociálně-právní ochrana, např. e-mailová komunikace ze strany klienta apod. V Systému včasné intervence jsou vedeny i jednotlivé podněty k prošetření situace dítěte, a to v rejstříku CJ.

Aktivní spisy Om, NOm a P/Om jsou uloženy v zamčených skříních v jednotlivých kancelářích zaměstnanců sociálně-právní ochrany, kteří na základě přidělení případu vedoucím zaměstnancem nebo jeho pověřeným zástupcem vedou potřebnou spisovou dokumentaci. Vyřazené spisy Om a NOm ze základní evidence jsou uloženy v uzamčených skříních v kanceláři č. 2.31 B. Spisy Om a NOm vyřazené pro zletilost jsou uloženy ve spisovně městského úřadu v oddělení k tomu určenému v krabicích k archivaci, označených seznamem vyřazených spisů, archivačními znaky, lhůtou ke skartaci a návrhem na skartaci, tedy vypořádáním se k dítěti vedených dokumentů v rámci spisové služby Elisa. Jednotlivé podněty v rámci rejstříku CJ jsou vedeny samostatně v deskách označených pořadovým číslem a rokem vložení do rejstříku, jménem, datem narození a bydlištěm dítěte, jsou zpracovávány v souladu se spisovým a skartačním řádem v rámci spisové služby Elisa. V Systému včasné intervence jsou jednotlivé pasivní složky uzavírány vždy za jednotlivé roky ke konci daného roku, aktivní složky s časovým přesahem do dalších let, se uzavírají v okamžiku ukončení případu.

V případě vedení spisové dokumentace v rámci výkonu sociální kurately jsou v základní evidenci jednotlivé děti vedeny nejdéle do jejich plnoletosti, tedy do doby, do kdy se jim v souladu se zákonem o sociálně-právní ochraně dětí poskytuje veřejnoprávní ochrana. V den zletilosti jsou vyřazeny ze základní evidence. V případě, že dosud není ukončeno trestní či přestupkové řízení a je předpoklad naší další součinnosti s orgány činnými v trestním řízení, jsou tyto úkony vedeny v rámci spisové dokumentace v analogové podobě do doby ukončení této součinnosti, a to nejdéle do 19 let věku, případně je klientovi s jeho souhlasem zprostředkována spolupráce se sociálním kurátorem.  

V roce skartace jsou jednotlivé skartační návrhy předkládány Okresnímu archívu v Náchodě k jejímu odsouhlasení. Archivace spisové dokumentace se řídí Spisovým a skartačním řádem (Příloha č. 21 – Spisový a skartační řád)

12 b

Záznamy orgánu sociálně-právní ochrany jsou vedeny takovým způsobem, aby byly srozumitelné pro klienta.

Cíle kritéria:

• Odbourávání klientovy nedůvěry k úřadu a k záznamům, které jsou o něm vedeny.
• Klient by měl „bez překladu“ rozumět dokumentaci a záznamům ke svému případu.

Záznamy ze schůzek, šetření a konzultací, které vedeme s klientem nebo dalšími osobami, jsou vedeny srozumitelně, zaznamenány jednoduchými větami bez používání cizích slov a odborných termínů. Zachycují se v nich reálná zjištění, jsou psány jazykem neutrálním ve vztahu ke klientovi, bez subjektivních a emočně zabarvených hodnocení. Ověřuje se, že klient správně chápe informace, které jsou mu sdělovány. Zároveň si zaměstnanec ověřuje, zda správně pochopil sdělované informace klientem.

Pokud klient vyžaduje, sepisuje se protokol o jednání, který klient může doplňovat podle svých požadavků. Pokud zaměstnanec sociálně-právní ochrany dětí situaci vyhodnotí tak, že je potřeba předejít manipulaci s informacemi, situace je konfliktní nebo se jedná o oznámení informací v souvislosti s výkonem sociálně-právní ochrany dětí, sepisuje se také protokol o jednání. V určitých situacích lze požádat při jednání i přítomnost jiného zaměstnance sociálně-právní ochrany.

Nahlížení do spisové dokumentace se řídí zákonem č. 359/1999 Sb. o sociálně-právní ochraně dětí, § 54 odst. 5. Žádost je vždy rozhodnutím v rámci správního řízení zamítnuta v případě probíhajícího kolizního řízení u okresního či krajského soudu.