Odbor správy úřadu

Činnost odboru na úseku administrativy a asistentství starosty a místostarosty

• komplexní organizační a administrativní servis starosty a místostarosty
• vedení pracovního kalendáře starosty a místostarosty, sjednávání, koordinace a organizování jejich pracovních jednání, příprava podkladů, včetně případné účasti na jednáních, pořizování zápisů z jednání a zajišťování další administrativy
• zajišťování realizace a koordinace průběhu zahraničních cest, zahraničních návštěv a zahraničních vztahů města
• příprava a realizace zahraničních i tuzemských aktivit vedoucích k propagaci města i budování zahraničních vztahů (aktivity pro občany i aktivity se zahraničními spolupracujícími subjekty i partnerskými městy)
• zajišťování překladatelské a tlumočnické činnosti při zahraničních návštěvách, pro město a úřad zpracování překladů cizojazyčných materiálů
• zajišťování potřebných tiskových i PR materiálů a propagačních předmětů a vedení jejich evidence
• ve spolupráci s vedením města a referentem pro „PR“ podílení se na vypracovávání plánů a realizaci aktivit vedoucích ke zvýšení propagace města a regionu
• spolupráce a administrativní zajištění činnosti: Partnerského výboru a Dobrovolného svazku obcí Region Novoměstsko.

Činnost odboru na úseku organizačním

• zajištění komplexní organizační a technicko-administrativní agendy tajemníka, zasedání zastupitelstva města (ZM), rady města (RM) a dalších porad pořádaných v rámci gesce tajemníka
• shromažďování a kompletace podkladů pro jednání RM, ZM, porady vedoucích a porady starostů správního obvodu obce s rozšířenou působností Nové Město nad Metují včetně vyhotovení  zápisů z jednání a přijatých usnesení těchto orgánů a vedení jejich evidence a archivu, zajištění jejich distribuce oprávněným osobám a institucím
• zajištění přípravy pozvánek k jednáním, jejich rozeslání a vyvěšování v daných lhůtách na úřední desky, na plakátovací plochy, apod.
• ve spolupráci s odborem správním odpovědnost za dodržování předpisů o státním znaku a vlajce na území města a odpovědnost za jejich vyvěšování
• spolupráce a administrativní zajištění činnosti: Osadních výborů Krčín, Spy, Vrchoviny
• vedení evidence obsazení a činnosti Komisí RM, Výborů ZM a Pracovních skupin
• poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v rozsahu své působnosti a v duchu ustanovení z. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů; zpracování výroční zprávy za úřad
• odpovědnost za koordinaci a vedení plánu provozu referentských vozidel úřadu a jejich ekonomického využívání v aplikaci MS Outlook
• odpovědnost za koordinaci a vedení plánu využití zasedacích místností v aplikaci MS Outlook
• aktualizuje Telefonní seznam úřadu
• zajišťování odpovědí z jednotlivých odborů na dotazy veřejnosti vznesené v rámci sekce „Dotazy a odpovědi“ na www stránkách města
• zajišťování provozu a servisu centrálního kopírovacího stroje MINOLTA a dalších kopírovacích strojů
• vykonává činnost správce spisovny podle Spisového a skartačního řádu a jeho příloh
• spolupráce při inventarizaci majetku a inventáře vedeného v evidenci OSÚ
• v případě potřeby zajišťuje zástup funkčního místa referent Odboru správy úřadu - asistent - a realizaci a koordinaci průběhu zahraničních cest, zahraničních návštěv a zahraničních vztahů města
• v rozsahu své působnosti odpovídá za dodržování ustanovení Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
• zajišťování plánu provozu vozidel úřadu (Outlook), jejich údržby a ekonomického využití
• zajišťování plánu obsazení zasedacích místností (Outlook).

Činnost odboru na úseku personalistiky

• vedení komplexní personální agendy MěÚ, JSDH, Mandlu a Městské policie, zpracování podkladů pro odměňování zaměstnanců, vzdělávání zaměstnanců a další úkoly vyplývající ze zákona o úřednících samosprávných celků (z. č. 312/2002 Sb.)
• dohled na bezpečnost a ochranu zdraví při práci a prostřednictvím externího pracovníka: zajištění požární prevence v rámci úřadu, zabezpečení požárních preventivních prohlídek, zabezpečení školení a přezkoušení zaměstnanců a vedoucích zaměstnanců v oblasti BOZP a PO, zabezpečení prověrek BOZP na pracovištích, zabezpečení pravidelných revizí elektro pro ruční přenosné nářadí a spotřebiče u zaměstnavatele ve spolupráci s odborem majetku města, školení řidičů referentských vozidel
• provádění vidimace a legalizace (ověřování listin a podpisů - z. č. 21/2006 Sb.).

Činnost odboru na úseku krizového řízení

• zabezpečení úkolů vyplývajících ze zákona o integrovaném záchranném systému a krizového zákona (z. č. 239/2000 Sb., z. č. 240/2000 Sb. a nařízení vlády č. 462/2000 Sb.)
• zabezpečení ochrany utajovaných skutečností, administrativní bezpečnost, personální  bezpečnost, fyzická bezpečnost (412/2005 Sb.)
• zabezpečení úkolů v rozsahu branné povinnosti (585/2004 Sb.) - odvody branců
• vedení pomocné vojenské evidence dle pokynů nadřízeného orgánu
• zabezpečení úkolů v oblasti příprav k obraně státu (z. č. 222/1999 Sb.) vyhodnocování  objektů, určení věcných prostředků, dodávací příkazy, rozhodování o pracovní povinnosti a pracovní výpomoci při vyhlášení stavu ohrožení státu a válečný stav
• zabezpečení úkolů v oblasti hospodářských opatření pro krizové stavy (z. č. 241/2000 Sb.) podklady pro plán nezbytných dodávek, regulační opatření při vyhlášení krizových stavů, vyžádání humanitární pomoci u Správy státních hmotných rezerv
• zajištění činnosti Bezpečnostní rady města
• zabezpečení spolupráce s JSDH a Sborem dobrovolných hasičů Nové Město nad Metují v oblasti zajištění úkolů krizového řízení
• vedení evidence válečných hrobů ve SO ORP (z. č. 122/2004 Sb.)
• sledování a aktualizace údajů o mimorozpočtových zdrojích z dotačních programů a grantů souvisejících s působností odboru.

Činnost odboru na úseku právním

• právní agenda města a úřadu
• výkon funkce právního poradce orgánů města, starosty, místostarosty a tajemníka, zpracování právních stanovisek 
• poskytování právní porady, konzultací a informací zaměstnancům a vedoucím pracovníkům městského úřadu, zabezpečení jednotného výkladu obecně platných právních předpisů
• poskytování právní porady, konzultací a informací obcím patřícím do správního obvodu města Nové Město nad Metují
• poskytování právní porady, konzultací a informací příspěvkovým organizacím zřízeným městem Nové Město nad Metují 
• vypracování stanovisek k návrhům podávaným městem správním orgánům a soudům 
• spolupráce při tvorbě a aktualizace vnitřních předpisů úřadu
• agenda evidence a vyřizování stížností občanů dle pravidel schválených RM 
• agenda evidence a vyřizování petic dle pravidel schválených RM
• evidence kontrol prováděných na MěÚ
• příprava obecně závazných vyhlášek a nařízení města, organizační záležitosti jejich vydání a vedení jejich evidence
• příprava veřejnoprávních smluv uzavíraných městem a vedení jejich evidence.

Činnost odboru na úseku public relations (PR)

• odpovědnost za strategii, realizaci a koordinaci aktivit v oblasti public relations města a městského úřadu včetně dodržování grafického manuálu města
• zajišťuje pravidelná i mimořádná hlášení městského rozhlasu

Činnost oddělení na úseku cestovního ruchu

• vypracování strategie, realizace a koordinace aktivit vedoucích k rozvoji cestovního ruchu
• spolupráce s komisí CR
• ve spolupráci s příspěvkovými organizacemi, městským klubem, Kladským pomezím, zámkem, okolními městy a dalšími veřejnými a soukromými subjekty se podílím na přípravě a realizaci akcí souvisejících s CR.

Činnost odboru na úseku hospodářská správa

• zajišťování úklidu budov užívaných MěÚ prostřednictvím externí služby
• zajišťování oprav, údržby a provozu budov v užívání MěÚ ve spolupráci s odborem majetku města
• zajišťování nákupu nábytku a dalšího vnitřního inventáře budovy
• zajišťování nákupu movitého majetku pro úřad (vybavení úřadu)
• drobný nákup za hotové
• zajišťování v souladu s potřebami úřadu přípravu, zadávání a kontrolu veřejných zakázek malého rozsahu
• zajišťování pojištění majetku města a souvisejících pojistných plnění
• sjednávání pojistných smluv a zajištění styku s pojišťovnou, vedení evidence oznámení škodních událostí
• dohled nad uzavíráním a kontrolou plnění servisních a materiálových smluv na reprografickou techniku v rámci úřadu
• provádění inventarizace majetku a inventáře vedeného v evidenci OSÚ
• vedení evidence klíčů od jednotlivých kanceláří.