pondělí 20.05.2013
Den: 20/24°C
Noc: 16/12°C
úterý 21.05.2013
Den: 17/21°C
Noc: 15/11°C
středa 22.05.2013
Den: 16/20°C
Noc: 10/6°C
Významné odkazy
Zásady města Nové Město nad Metují pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu
I. Úvodní ustanovení
Tyto Zásady upravují postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu definovaných v § 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“).
Tyto Zásady upravují postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu definovaných v § 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“).
Hlavním cílem Zásad je zajistit zadávání veřejných zakázek malého rozsahu s maximálním důrazem na respektování zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace ve smyslu § 6 zákona.
Zásady jsou závazné pro všechny zaměstnance města zařazené do Městského úřadu Nové Město nad Metují, do Městské policie Nové Město nad Metují a do organizačních složek města – Klubu Mandl a Jednotky sboru dobrovolných hasičů.
Zadávání veřejných zakázek nad limity stanovené zákonem pro veřejné zakázky malého rozsahu, se řídí přímo zákonem.
II. Vymezení pojmů a kompetencí
A/ Pojmy
Veřejná zakázka – zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací.
Zadavatel - město Nové Město nad Metují, úkoly zadavatele plní Rada města Nové Město nad Metují (dále jen „RM“) a další osoby dle svěřených kompetencí.
Centrální zadavatel – město Nové Město nad Metují pro městem zřízené příspěvkové organizace, městem založené obchodní společnost a další sdružené zadavatele.
Veřejná zakázka malého rozsahu – jedná se o veřejnou zakázku, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne 1 mil. Kč bez daně z přidané hodnoty v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce 3 mil. Kč bez DPH.
Předpokládaná hodnota veřejné zakázky – zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, kterou je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením, při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez DPH. V případě, že smlouva na veřejnou zakázku bude uzavřena na dobu neurčitou, vztahují se limity výše uvedených předpokládaných hodnot veřejných zakázek k celkovému objemu za 48 měsíců
Dodavatel – fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce.
Uchazeč – dodavatel, který pokud ještě neuplynula lhůta pro podání nabídek, podal nabídku v zadávacím řízení nebo mu byla na základě zveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení doručena zadávací dokumentace.
Zadávací dokumentace - soubor dokumentů v listinné či elektronické podobě, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele, vymezujících předmět zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky.
Zadávací řízení – závazný procesní postup zadavatele při zadávání zakázky.
Zadávání – postup zadavatele podle těchto zásad, jehož účelem je zadání veřejné zakázky malého rozsahu.
Zadání – rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a uzavření smlouvy s vybraným uchazečem.
Odpovědná osoba – vedoucí odborů, vedoucí organizačních složek města, vrchní strážník MP, tajemník, starosta, místostarosta, rada města, v rozsahu zadávání veřejné zakázky v souladu s touto směrnicí.
Oprávněná osoba - vyškolená osoba pověřená v souladu s těmito zásadami správou a zadáváním veřejných zakázek v certifikovaném elektronickém nástroji.
Osoba se zvláštní způsobilostí – osoba, která je v pracovněprávním vztahu k veřejnému zadavateli a absolvovala vzdělávací program podle § 151a ZVZ a provádí úkony stanovené těmito zásadami
Komise pro otevírání obálek (nabídky podané v listinné podobě) – komise, kterou RM na jedno volební období jmenuje za účelem otevírání nabídek podaných v rámci městem realizovaných veřejných zakázek v listinné podobě
Komise pro otevírání obálek (nabídky podané v elektronické podobě) – komise, kterou RM na jedno volební období jmenuje za účelem otevírání nabídek podaných v rámci městem realizovaných veřejných zakázek v elektronické podobě. Členy komise jsou ST, MST, administrátor a osoby se zvláštní způsobilostí.
Hodnotící komise – komise, kterou RM na jedno volební období jmenuje za účelem provádění hodnocení nabídek podaných v rámci městem realizovaných veřejných zakázek
Elektronická aukce – využití elektronických nástrojů při zadávání a hodnocení veřejné zakázky.
Drobný nákup – nákup do výše 20 tis. Kč jednotlivé komodity např. drobného spotřebního materiálu, knih, pracovních a ochranných pomůcek, spojovací materiály, nářadí a objednání jednorázových drobných služeb např. oprava pneumatik za účetní období.
Certifikovaný elektronický nástroj – elektronický nástroj pro správu a zadávání veřejných zakázek - systém eGORDION
Elektronické tržiště – elektronický nástroj pro správu a zadávání veřejných zakázek – systém TenderMarket
Administrátor systému certifikovaného elektronického nástroje – pověřený informatik, zaměstnanec města
Profil zadavatele – elektronický nástroj, prostřednictvím kterého zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám způsobem, který umožňuje neomezený a přímý dálkový přístup a jehož internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek¨
Profil audit – prohlížení platných dokumentů k zakázkám v systému eGordion
B/ Kompetence:
RM – schvaluje výběr nejvhodnější nabídky veřejné zakázky, rozhoduje o zrušení zakázky, vylučuje uchazeče z účasti na veřejné zakázce a uděluje výjimky z těchto zásad a její členové využívají funkcionality profil audit v systému eGordion
ST, MST – podepisuje výzvu, zadávací dokumentaci na veřejnou zakázku, po schválení v RM podepisuje vyloučení uchazeče, rozhodnutí o zadání zakázky a dále po schválení v RM smlouvu s vítězným uchazečem a využívá funkcionality profil audit v systému eGordion
TAJ – je povinen zajistit zadání zakázky v souladu s těmito zásadami, podílí se na přípravě podkladů k veřejné zakázce, jedná o znění smlouvy a využívá funkcionality profil audit v systému eGordion
Vedoucí věcně příslušného odboru, vedoucí organizační složky města a vrchní strážník MP (dále také jen „příslušný vedoucí“) je povinen zajistit zadání zakázky v souladu s těmito zásadami, podílí se na přípravě podkladů k veřejné zakázce, jedná o znění smlouvy.
Oprávněná osoba – v souladu s přílohou č. 1 zodpovídá za věcnou správnost zadávací dokumentace, zpracování zakázky provádí prostřednictvím povolených funkcionalit nástroje eGordion, komunikuje s uchazeči a poskytuje zadávací dokumentaci
Osoba se zvláštní způsobilostí – v souladu s přílohou č. 1 zajišťuje komplexní zpracovávání a dohled nad zpracováváním zakázek v systému eGordion, rozhoduje o způsobu zadání zakázky, o způsobu podání nabídek, zodpovídá za správnost zadávací dokumentace před zveřejněním na profilu zadavatele a zodpovídá v rámci povolených funkcionalit za řádné užívání nástroje e Gordion
Administrátor systému certifikovaného elektronického nástroje – komunikuje s technickou podporou systému, na základě požadavků nastavuje uživatelské role a práva v systému
Komise pro otevírání obálek (nabídky podané v listinné podobě): Tato komise se musí sejít min. v počtu 3 členů. Administrativu, přípravu materiálů a dokumentací při otevírání obálek zajišťuje odbor majetku města Městského úřadu Nové Město nad Metují (dále jen „OMM“), prostřednictvím systému eGordion.
O otevírání obálek s nabídkami se pořizuje protokol se jmény členů komise, seznamem uchazečů, pořadových čísel doručených nebo přijatých nabídek, podepsaný všemi členy komise. Tento protokol se přikládá k listině účastníků a seznamu nabídek.
Komise pro otevírání obálek kontroluje, zda je nabídka zpracována v požadovaném jazyku a zda je návrh smlouvy podepsán osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Jestliže komise zjistí, že nabídka neodpovídá požadavkům dle předchozí věty, nabídku vyřadí. Zadavatel bezodkladně vyloučí uchazeče, jehož nabídka byla komisí vyřazena, z účasti v zadávacím řízení.
Členové komise musí zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti se svou účastí v komisi.
Komise nesmí otevřít obálky před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Obálky musí být otevřeny v termínu stanoveném zadavatelem v zadávací dokumentaci, nejpozději však do 30 dnů po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Nabídky podané po uplynutí lhůty pro podání nabídek komise neotvírá.
Otevírání obálek se mají právo účastnit uchazeči, jejichž nabídky byly zadavateli doručeny ve lhůtě pro podání nabídek.
Komise pro otevírání obálek (nabídky podané v elektronické podobě): tato komise se musí sejít min. v počtu 3 členů, a to ve složení administrátor, osoba se zvláštní způsobilostí a ST nebo MST. Členové komise v rámci systému eGordion každou zakázku otevírají pomocí kódovaných přístupových klíčů. Komise je složena z administrátora, osoby se zvláštní způsobilostí a ST případně MST.
Hodnotící komise – jmenuje ji RM a její činnost trvá jedno volební období. Tato komise se musí sejít min. v počtu 5 členů. Je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, jmenuje RM externího člena či členy komise s příslušnou odborností ve vztahu k předmětu veřejné zakázky. RM může rozhodnout i o jmenování speciální hodnotící komise, která může splnit i funkci komise pro otevírání obálek, pokud to RM stanoví.
Administrativu, přípravu materiálů a dokumentací při posouzení a hodnocení nabídek zajišťuje OMM, prostřednictvím systému eGordion.
Komise posoudí nabídky z hlediska požadavků zadavatele uvedených v zadávací dokumentaci. Nabídky, které tyto požadavky nesplňují, musí být vyřazeny. Uchazeče, jehož nabídka byla vyřazena, zadavatel bezodkladně vyloučí z účasti v zadávacím řízení.
Hodnocení nabídek provede hodnotící komise podle hodnotících kritérií uvedených v zadávací dokumentaci. Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, je hodnotící komise povinna hodnotit nabídky a stanovit jejich pořadí podle jednotlivých dílčích hodnotících kritérií a jejich vah.
O posouzení a hodnocení nabídek pořídí hodnotící komise písemnou zprávu, která obsahuje údaj o složení hodnotící komise, seznam posouzených nabídek, seznam nabídek, které byly hodnotící komisí navrženy k vyřazení ze zadávacího řízení spolu s uvedením důvodu, popis způsobu hodnocení zbývajících nabídek s odůvodněním, výsledek hodnocení nabídek, popis hodnocení jednotlivých nabídek v rámci všech hodnotících kritérií prostřednictvím systému eGordion.
Hodnotící komise neprovede hodnocení nabídek, pokud by měla hodnotit nabídku pouze jednoho uchazeče. Po posouzení nabídky předá k rozhodnutí o zadání zakázky RM.
Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek bude předložena RM.
RM rozhodne o vyloučení uchazeče, o pořadí nabídek a o přidělení veřejné zakázky vybranému uchazeči, s určením pořadí na 1. a 2. místě s možností zadavatele vyzvat druhého uchazeče, v případě neuzavření smlouvy s vybraným uchazečem. RM může rozhodnout, že určí pouze 1. místo.
III. Stanovení hodnoty veřejné zakázky
Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením na základě údajů a informací o zakázkách stejného nebo podobného předmětu plnění nebo dle projektové dokumentace. Nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje, stanoví předpokládanou hodnotu na základě údajů a informací získaných průzkumem trhu s požadovaným plněním, popř. jiným vhodným způsobem.
Zadavatel nesmí rozdělit předmět plnění veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod finanční limity stanovené touto směrnicí.
Je-li předmět nebo plnění zakázky malého rozsahu rozdělen na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí zakázky. Uplatní se analogicky postup podle § 14-16 zákona.
Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. Tomu odpovídá zařazení zakázky malého rozsahu do příslušné skupiny.
IV. Zadávání zakázek malého rozsahu
Při realizaci drobných nákupů se tyto zásady nepoužijí.
Zadávání zakázky v hodnotě od 20.000 Kč do 100.000 Kč bez DPH
Nákup či plnění veřejné zakázky lze uskutečnit přímo podle zkušeností a podle situace na trhu. Jedná se o zadání z volné ruky. Za toto zadávání odpovídá příslušný vedoucí včetně rozhodnutí o dodavateli. Příslušný vedoucí je povinen vyžádat si nabídky nejméně od dvou dodavatelů, a to písemně, telefonicky nebo elektronickou formou. Příslušný vedoucí dále zajistí zaevidování základních údajů o zakázce (předmět zakázky, cena zakázky, identifikační údaje vybraného dodavatele) do systému eGORDION. Pokud příslušný vedoucí není oprávněnou osobou, zajistí toto prostřednictvím příslušné oprávněné osoby nebo osoby se zvláštní způsobilostí.
Tyto zakázky musí být realizovány formou písemné objednávky nebo smlouvy.
Příslušný vedoucí odpovídá za to, že k evidenci bude využit systém eGORDION a může využít formu elektronické aukce, pokud je to vhodné dle charakteru zakázky.
Zadání zakázky v hodnotě od 100.000 Kč do 500.000 Kč bez DPH
Za přípravu podkladů pro zadání zakázky odpovídá příslušný vedoucí, který je zároveň povinen zajistit, aby výzva a založení zakázky v systému eGORDION bylo provedeno příslušnou oprávněnou osobou nebo osobou se zvláštní způsobilostí.
Další postup při zadávání zakázky bude probíhat v systému eGORDION za použití šablon a vzorů v systému obsažených.
Příslušný vedoucí odpovídá za předložení výsledku výběrového řízení a schválení smlouvy s vybraným uchazečem v Radě města.
Osloveni musí být minimálně 3 uchazeči.
O výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje RM na základě doporučení hodnotící komise a schvaluje smlouvu, která má být uzavřena s vítězným uchazečem.
Návrh smlouvy předkládá ke schválení RM příslušný vedoucí, a to po jejím odsouhlasení právničkou města.
Příslušný vedoucí odpovídá za věcnou správnost smlouvy a za její plnění.
O externím zadání veřejných zakázek v tomto rozsahu rozhoduje RM s tím, že při tomto zadání bude použito systému eGORDION.
Příslušný vedoucí odpovídá za to, že po ukončení zadávacího řízení u dané veřejné zakázky a po podepsání smlouvy bude veškerá evidence veřejné zakázky předána k archivaci do systému eGORDION prostřednictvím oprávněné osoby nebo osoby se zvláštní způsobilostí s povinností zveřejnění smlouvy na profilu zadavatele.
Příslušný vedoucí odpovídá za to, že k provedení zadávacího řízení a evidenci zakázky bude využit systém eGORDION a může využít formu elektronické aukce, případně nástroj e-tržiště, pokud je to vhodné dle charakteru zakázky.
Zadání zakázky v hodnotě od 500.000 Kč do 1 mil. Kč bez DPH respektive do 3 mil. Kč
Návrh rozsahu zadání zakázky stanovuje příslušný vedoucí, který vypracuje předmět plnění veřejné zakázky a předá ho osobě se zvláštní způsobilostí. Zpracování výzvy, rozeslání, zveřejnění na profilu zadavatele, vedení agendy veřejné zakázky a její předložení a schválení v radě města zajistí osoba se zvláštní způsobilostí v systému eGORDION.
Další postup při zadávání zakázky bude probíhat v systému eGORDION za použití šablon a vzorů obsažených v systému.
Osloveno musí být minimálně 5 uchazečů.
Otevírání obálek bude provedeno příslušnou komisí pro otevírání obálek, podle toho, zda nabídky budou podány v listinné nebo elektronické formě.
Posouzení a hodnocení nabídek bude provedeno hodnotící komisí.
O výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje RM na základě doporučení hodnotící komise a schvaluje smlouvu, která má být uzavřena s vítězným uchazečem.
Návrh smlouvy předkládá ke schválení RM příslušný vedoucí, a to po jejím odsouhlasení právničkou města.
Příslušný vedoucí odpovídá za věcnou správnost smlouvy a za její plnění.
Příslušný vedoucí je povinen zajistit uveřejnění smlouvy uzavřené na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků na profilu zadavatele v souladu s § 147a odst.2 ZVZ, a to prostřednictvím osoby se zvláštní způsobilostí.
O externím zadání veřejných zakázek v tomto rozsahu rozhoduje RM s tím, že při tomto zadání bude použito certifikovaného systému zadavatele.
Osoba se zvláštní způsobilostí dále zajistí vedení přehledné evidence k této zakázce v systému eGordion a zajistí zveřejnění na profilu zadavatele.
Osoba se zvláštní způsobilostí odpovídá za to, že k provedení zadávacího řízení a evidenci zakázky bude využit systém eGORDION a může využít formu elektronické aukce, případně nástroj e-tržiště, pokud je to vhodné dle charakteru zakázky.
V. Výjimky
Krizové řízení – pravidla a postupy dle těchto Zásad se nevztahují na zakázky systému krizového řízení. Zakázky systému krizového řízení je oprávněn po projednání s RM města zadat vedoucí dotčeného odboru. Není-li možné zadání projednat předem, mohou být v krajních případech zadány i bez projednání. O tomto postupu musí být RM bezodkladně informována. Příslušný vedoucí odpovídá za zaevidování základních údajů o zakázce do systému eGORDION, a to prostřednictvím oprávněné osoby nebo osoby se zvláštní způsobilostí.
Naléhavá potřeba – pravidla a postupy dle těchto Zásad se nevztahují na zakázky, jde-li o ohrožení životů nebo zdraví lidu, havárii, přírodní katastrofu nebo hrozí-li nebezpečí škody velkého rozsahu, o zadání veřejného zakázky malého rozsahu za cenu obvyklou v místě plnění rozhoduje příslušný vedoucí, a to na základě výzvy jednomu zájemci podané písemně, elektronickou formou nebo faxem. Zadání v těchto případech musí být následně schváleno RM. Příslušný vedoucí odpovídá za zaevidování základních údajů o zakázce do systému eGORDION, a to prostřednictvím oprávněné osoby nebo osoby se zvláštní způsobilostí.
Dodatečné stavební práce nebo služby – pokud tyto nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách a jsou nezbytné pro provedení původních stavebních prací nebo poskytnutí původních služeb a nemohou být technicky nebo ekonomicky odděleny od původní veřejné zakázky, budou tyto práce či služby zadány témuž zadavateli, a to dodatkem k již uzavřené smlouvě, který před jeho uzavřením schválí RM. Celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo služeb nepřekročí 20 % ceny původní veřejné zakázky. Příslušný vedoucí odpovídá za zaevidování základních údajů o zakázce do systému eGORDION, a to prostřednictvím oprávněné osoby nebo osoby se zvláštní způsobilostí.
Výhradní dodavatel - pravidla a postupy dle těchto Zásad se nevztahují na zakázky, u kterých je z technických či uměleckých důvodů, z důvodu ochrany výhradních práv nebo z důvodů vyplývajících z městem uzavřené smlouvy či ze zvláštního právního předpisu možný pouze jeden dodavatel. O zadání veřejného zakázky malého rozsahu za cenu obvyklou v místě plnění rozhoduje příslušný vedoucí, a to na základě výzvy jednomu zájemci podané písemně, elektronickou formou nebo faxem. Zadání v těchto případech musí být následně schváleno RM. Příslušný vedoucí odpovídá za zaevidování základních údajů o zakázce do systému eGORDION, a to prostřednictvím oprávněné osoby nebo osoby se zvláštní způsobilostí.
VI. Závěrečná ustanovení
Tyto zásady byly schváleny usnesením č. RM 262 – 11176/13 ze dne 18.2.2013.
Těmito Zásadami se ruší Zásady schválené Radou města Nové Město nad Metují usnesením č. RM 239 – 10150/12 ze dne 2. 4. 2012 účinné ode dne 3. 4. 2012.
Tyto Zásady nabývají účinnosti dnem 1. 3. 2013.
…………………………. …………………………….
Petr Hable Bc. Petr Tyč
starosta tajemník
Příloha č. 1
Seznam oprávnění v systému eGordion
Mgr. Zdeněk Továrek - administrátor + osoba se zvláštní způsobilostí
- základní uživatelská role
- administrátorské oprávnění
- oprávnění k nahrávání a editaci dokumentů
- oprávnění zrušit zakázku
- oprávnění k mazání dokumentů v archivu
- oprávnění k exportu dokumentů na profil zadavatele
- oprávnění k uzamykání a odemykání dokumentů
- oprávnění k příjmu alarmů
Ing. Pavel Benirške – administrátor + osoba oprávněná
- základní uživatelská role
- administrátorské oprávnění
- oprávnění k nahrávání a editaci dokumentů
- oprávnění zrušit zakázku
- oprávnění k exportu dokumentů na profil zadavatele
- oprávnění k příjmu alarmů
Ing. Sáva Térová – osoba se zvláštní způsobilostí
- základní uživatelská role
- oprávnění k nahrávání a editaci dokumentů
- oprávnění zrušit zakázku
- oprávnění k exportu dokumentů na profil zadavatele
- oprávnění k uzamykání a odemykání dokumentů
- oprávnění k příjmu alarmů
Ing. Simona Vojnarová – osoba se zvláštní způsobilostí
- základní uživatelská role
- oprávnění k nahrávání a editaci dokumentů
- oprávnění zrušit zakázku
- oprávnění k exportu dokumentů na profil zadavatele
- oprávnění k uzamykání a odemykání dokumentů
- oprávnění k příjmu alarmů
Renata Konvalinová – osoba se zvláštní způsobilostí
- základní uživatelská role
- oprávnění k nahrávání a editaci dokumentů
- oprávnění zrušit zakázku
- oprávnění k exportu dokumentů na profil zadavatele
- oprávnění k uzamykání a odemykání dokumentů
- oprávnění k příjmu alarmů
Alena Čečetková – osoba oprávněná
- základní uživatelská role
- oprávnění k nahrávání a editaci dokumentů
- oprávnění k exportu dokumentů na profil zadavatele
- oprávnění k příjmu alarmů
Pavel Horvát – osoba oprávněná
- základní uživatelská role
- oprávnění k nahrávání a editaci dokumentů
- oprávnění k exportu dokumentů na profil zadavatele
- oprávnění k příjmu alarmů
Osoba s profilem audit – oprávnění prohlížení platných dokumentů v systému
Petr Hable, starosta
Mgr. Bronislava Malijovská, místostarostka
Bc. Petr Tyč, tajemník
Ing. Michal Beseda, radní
Jiří Hladík, radní
Ing. Libor Hovorka, radní
Ing. Martin Prouza, radní
Marie Petruželková, radní
08.04.2013
| Mgr. Lucie Kunteová